Facturación electrónica en Colombia: Guía práctica para restaurantes

Si tienes un restaurante en Colombia, es muy probable que estés obligado a facturar electrónicamente. Esta no es una opción, ni algo que puedas dejar para después: es una exigencia de la DIAN, regulada por ley, y tiene impacto directo en la legalidad de tu operación.

En este artículo te explicamos de forma clara:

• Qué es la facturación electrónica.

• Quiénes están obligados a facturar.

• Qué leyes aplican.

• Qué necesitas para cumplir.

• Y cómo Niceeat te ayuda a emitir facturas sin enredos.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica es un documento digital con validez legal, que reemplaza la factura tradicional en papel. Debe:

1. Cumplir un formato técnico estándar (XML).

2. Ser validada en tiempo real por la DIAN.

3. Incluir un código único (CUFE) que certifica su legalidad.

4. Estar firmada digitalmente por el emisor.

Emitir una factura electrónica no es solo generar un PDF bonito: si no pasa por la DIAN, no es válida y podrías tener problemas tributarios.

¿Están los restaurantes obligados a facturar electrónicamente?

Sí. En la gran mayoría de los casos, sí están obligados.

La obligación depende de si estás registrado como responsable de:

• IVA (Impuesto al Valor Agregado), o

• Impoconsumo (Impuesto Nacional al Consumo), que aplica específicamente para restaurantes, bares y cafeterías.

⚠️ Dato clave: Si tu restaurante vende comidas y bebidas para consumo en el lugar o a domicilio, y tus ingresos superan los topes establecidos, estás obligado a declarar y facturar impoconsumo, y por tanto, a facturar electrónicamente.

¿Qué norma regula la facturación electrónica en Colombia?

Las principales normas que rigen esta obligación son:

• Ley 1819 de 2016 (Reforma Tributaria): establece la masificación de la factura electrónica.

• Decreto 2242 de 2015: reglamenta la implementación.

• Resolución 000042 de mayo de 2020 (y sus modificaciones): define el calendario, requisitos técnicos y sujetos obligados.

¿Qué necesito para cumplir con la facturación electrónica?

Para facturar electrónicamente de forma válida, necesitas:

1. Estar registrado en el RUT como responsable de IVA o Impoconsumo.

2. Habilitarte como facturador electrónico en la DIAN (a través del sistema MUISCA).

3. Tener un software autorizado o desarrollo propio que genere facturas con validación previa ante la DIAN.

4. Contar con un certificado de firma digital (para firmar tus facturas electrónicas).

5. Emitir y conservar las facturas válidas por el tiempo requerido por ley.

¿Y si mi restaurante solo vende a través de Rappi, WhatsApp o pago en efectivo?

Independiente del canal de venta (plataformas, tienda online o en el local), si estás obligado por ley, debes emitir factura electrónica por cada venta, o al menos consolidarla en el documento de ventas diarias (si vendes al consumidor final sin identificarlo).

Ejemplo:
Vendes 1.500.000 COP al día, todo en efectivo, y sin pedir datos del cliente. Puedes emitir una factura global diaria, validada electrónicamente.

¿Cómo te ayuda Niceeat?

Niceeat está integrado con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, lo que significa que:

• Puedes emitir facturas electrónicas directamente desde el POS.

• Automatizas el envío a la DIAN y al cliente.

• Generas factura por venta individual o consolidada diaria, según lo permita tu régimen.

• Cuentas con el historial completo de tus facturas, ventas e impuestos.

• Incluye el módulo de impoconsumo o IVA, según corresponda.

Conclusión

Si tienes un restaurante en Colombia y eres responsable de IVA o Impoconsumo, debes facturar electrónicamente. No hacerlo puede generar sanciones, bloqueos de facturación o problemas con proveedores y bancos.

La forma más simple de cumplir con esta obligación es usar un sistema como Niceeat, que automatiza todo el proceso, se conecta con la DIAN, y te permite dedicarte a lo que más importa: vender, operar y crecer.

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