¿Visita de la DIAN en tu restaurante? No entres en pánico, aquí te explicamos qué hacer

Sabemos que una visita de la DIAN puede generar nerviosismo en cualquier restaurante, especialmente si el equipo no está preparado. En algunos casos, los funcionarios llegan sin previo aviso y los empleados no saben qué entregar, cometen errores al presentar la información o se bloquean por completo.

La buena noticia: si tienes tus procesos organizados y usas Niceeat, esta visita puede ser tan simple como servir un café.

Antes de empezar

Si estás obligado a facturar electrónicamente, debes tener configurado niceeat con esto para cumplir:

• Plan que incluya POS y factura electrónica (Starter + Facturación, PRO, Advanced, Scale)
• Certificado digital de firma vigente. Se renueva cada año.
• Estar habilitado como Facturador electrónico y tener configurado niceeat como software de facturación.
• Resolución de facturación electrónica vigente. Se renueva cada año o cuando se acaben los consecutivos.
• Tener la resolución de facturación configurada en niceeat.
• Emitir la factura al momento de la venta. 

Artículo: Consultar Guía de Facturación electrónica para restaurantes en Colombia.

¿Por qué puede visitarte la DIAN?

La DIAN puede realizar visitas de inspección, fiscalización o verificación para revisar aspectos como:

• Emisión correcta de facturas electrónicas.

• Registro de ventas y medios de pago.

• Declaración de impuestos (Impoconsumo, IVA).

• Control de inventario vs. ventas.

• Registro de compras y proveedores.

• Uso adecuado del POS o software contable.

Estas visitas son legales y pueden ser aleatorias o por seguimiento a inconsistencias.

¿Qué errores cometen los empleados en una visita?

• No saben quién debe atender al funcionario.

• No tienen a mano la clave del software o acceso al sistema.

• Muestran reportes incompletos o desactualizados.

• No entienden los conceptos contables o fiscales que pide la DIAN.

• No entregan soporte de ventas correctamente.

• Se comprometen con respuestas incorrectas o confusas.

Resultado: sanciones, requerimientos innecesarios o una muy mala impresión.

Con Niceeat, todo está en orden

Si tu restaurante opera con Niceeat y haces las cosas bien, tienes todo lo que la DIAN podría pedir a solo unos clics. Nuestro sistema te permite acceder con el perfil administrador a:

¿Qué debe hacer tu equipo durante la visita?

Aquí te dejamos una guía rápida que puedes imprimir o compartir con tu personal:

Guía para atender una visita de la DIAN en tu restaurante

1. Mantén la calma y sé respetuoso.
   El funcionario de la DIAN está haciendo su trabajo. No hay que temer si todo está en regla.

2. Solicita la identificación del funcionario.
   Anota su nombre, cargo y número de identificación. Puedes tomarle una foto a su credencial.

3. Llama al responsable designado.
   Nunca dejes que el mesero o cajero se enfrente solo. Informa al encargado o al dueño.

4. Accede a Niceeat desde el POS o tu celular.
   Ten los accesos listos. Si no eres el responsable, informa quién puede ingresar.

5. Entrega únicamente lo que soliciten.
   No compartas información innecesaria ni te adelantes. Si tienes dudas, di: “Permítame consultar con mi contador”.

6. Si te piden la última factura emitida.
   Vas al menú, luego niceSHOP > Órdenes activas, allí vas dirigete al botón verde "Estados" y activa las órdenes Entregadas, dale clic en "Aplicar filtros", dale clic al ícono del ojo de la última orden que tenga el estado Entregada , luego ve a la pestaña Factura de venta y dale clic en Imprimir comprobante pásale la tirilla impresa al funcionario de la DIAN.

7. Si te piden el reporte de ventas del día.
   Ve al menú, luego a nicePOS > Órdenes procesadas, allí verás todos los pedidos del día de hoy. En las primeras columna encontrarás  el número de orden, No. de factura electrónica y al final las columnas de impuestos, total y medios de pago.

8. Si te piden información del software.
   Les dices que la factura se emite bajo la modalidad de Software propio y con un certificado de firma digital a nombre propio.

9. Guarda evidencia de la visita.
   Toma nota de lo que se solicitó, lo que se entregó y si dejaron algún requerimiento formal.

10. Informa al contador.
    Después de la visita, comparte toda la información con tu contador para evitar sorpresas.

Consejos extra si usas Niceeat

• Verifica que todos los pedidos se estén facturando.

• Capacita al equipo en el uso básico del sistema: ventas, reportes, facturas.

Conclusión

Una visita de la DIAN no tiene que ser una pesadilla. Con procesos claros, un equipo preparado y Niceeat como tu aliado tecnológico, puedes pasar esta prueba con tranquilidad (y sin sanciones).

Si aún no usas Niceeat o no sabes si estás al día con tus obligaciones fiscales, agenda una demo y te ayudamos a organizar tu operación paso a paso.